TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

1.      Pemakaian teknik-teknik sistem

Teknik system merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi serta memahami kaitan anatr-subsitem. Teknik system biasanya berupa diagram.

Ø  Penggunaan Teknik system untuk audit

Audit dibagi menjadi dua kelompok dasar, yaitu :

1.      Audit interim bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan.

2.      Audit lapoan keuangan melibatkan pengujian substantif . pengujian substantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

ü  Evaluasi Pengendalian Internal

Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek pengendalian internal yang penting , auditor membutuhkan teknik untuk memecah system untuk mengevaluasi  distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen.  Diagram ini disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengkelompokkan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

ü  Pengujian Kepatuhan

Auditor perlu memahami  teknik system yang biasanya digunakan untuk medokumentasikan system informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program , diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks. Auditor akan sering berhadapan dengan teknik-teknik tersebut pada saat mereka mengevaluasi dokumentasi system informasi.

ü  Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit dam kesimpulan yang ditarik dari hasil audit.  Kertas kerja menjadi catatan apa yang telah dilaksanakan oleh auditor.

Auditor menggunakan teknik system  untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Diagram alur data, diagram HIPO, flowchart  program, table keputusan dan metode matriks akan masuk kedalam kertas kerja  sebagai bagian dari dokumentasi sebuah system yang ditinjau oleh auditor.

Ø  Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan system terdiri dari tiga fase, yaitu : analisis system mencakup penyususnan dan evaluasi solusi untuk meyelesaikan masalah system. Desain system mencakup evaluasi efektifitas dan efisiensi setiap alternative desain system terkait dengan kebutuhan system secara keseluruhan. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap system pada saat system mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa system yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

2.      Teknik-teknik sistem

Teknik system diperlukan untuk menganalisis dan merancang system informasi dengan menggunakan pendekatan system terstruktur. Salah satu teknik system yag banyak digunakan yaitu pembuatan flowchart.

A Simbol Flowchart

ANSI X 3.5.-1970 mendifinisikan symbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu :

1.      Symbol dasar, symbol ini mencakup :

-     Symbol input/output menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.

-     Symbol proses menggambarkan setiap fungsi pengo lahan data

-     Symbol garis arus, digunakan untuk mengaitkan symbol yang satu dengan symbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan urutan informasi dan operasi  yang harus dijalankan.

-     Symbol anotasi (komentar), menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan dengan  symbol yang diberi komentar.

2.      Symbol input/output yang spesifik, mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi.

-          Symbol punched-card menggambarkan fungsi input output jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi mark-sense, stub cards, file of cards dsb.

-          Symbol penyimpanan online menggambarkan fungsi dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online

-          Symbol input manual menggambarkan fungsi input pada saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan

-          Symbol link komunikasi menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.

-          Symbol penyimpanan offline menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

3.      Symbol proses khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi

-          Symbol keputusan menggambarkan satu keputusan untuk menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai  alternative jalur  operasi yang tersedia.

-          Symbol proses predefined menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang tidak ditentukan pada symbol flowchart yang lain.

-          Symbol persiapan menggambarkan mengidentifikasi serangkaian intsruksi yang mengubah program.

-          Symbol operasi manual menggambarkan proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.

-          Symbol operasi auxiliary menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralata tertentu, yang tidak berada dibawah kendali langsung central processing unit.

4.      Symbol tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.

-          Symbol konektor menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju bagian flowchart yang lain

-          Symbol terminal menggambarkan titik ujung dari sebuah flowchart seperti titik awal, titik interupsi

-          Symbol mode parallel menggambarkan awal atau akhir dari dua atau lebih operasi  yang simultan.

-          Symbol konektor off-page bukan merupakan standar ANSI X3.5 tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju halaman flowchart yang lain.

A Diagram IPO dan HIPO

Kedua diagram ini digunakan terutama oleh personel pengembangan system untuk membedakan level rincian yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO tidak memebrikan banyak keterangan mengenai fungsi proses, tetapi IPOberguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan. Diagram IPO yang menggambarkan  kebutuhan input-proses-output setiap modul. Diagram IPO sebagai bagian dari diagram HIPO, biasanya berbentukk narasi. Sedangkan diagram HIPO menjelaskan ulasan proses yang lebih detail. HIPO terdiri dari serangkaian  level yang makin ke bawah menggambarkan system yang lebih detail diagram HIPO terdiri dari dua segmen yaitu diagram hierarki sebagai pemecahan proses menjadi berbagai modul dan sebuah diagram IPO yang digambarkan kebutuhan input-proses-output setiap modul.

A Flowchart SIstem dan Program

Flowchart system digunakan baik oleh personel system maupun auditor. flowchart system mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi didalam sebuah system. Focus flowchart system adalah pada fungsi proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.

Flowchart program digunakan terutama oleh personel pengemabngan system. Dibandingkan flowchart  system lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Flowchart system terkait dengan fasse analisis dari sebuah proyek system, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain.

A Diagram arus data logika

Diagram ini digunakan terutama oleh personel pengemabngan system dalam analisis system. DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan pengguna mengetahui konsep analis system mengenai masalah yang dihadapi pengguna. Tujuan penggunaan DFD untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis system dengan prses desain system secara fisik.. ada empat symbol DFD, terminator digunakan untuk menandai sumber data, symbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang mengubah data. Symbol simpanan data digunakan untuk menggambarkan sebuah simpanan data. Symbol arus data untuk mengidentifikasi aliran data.

A Diagram Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

Berikut gambar DFD untuk proses Penggajian

	Pencatat Waktu

 

Karyawan

                     Data penggajian                            membayar gaji

Data penggajian

                                    Data penggajian                     rincian gaji

Bagian ini menggambarkan kontruksi DFD dan peran DFD dalam analisis system terstruktur. Analisis system terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top down dan perbaikan yang terus-menerus. Aspek DFD yang penting adalah DFD berfokus pada simpanan simpanan data dan logika keputusan. Pada saat DFD telah selesai dibuat, analis system dapat melanjutkan menganalisis data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi.

A Flowchart distribusi formulir, Dokumen dan Analitik

Flowchart analitik, flowchart dokumen dan diagram distribusi formulir dapat digunakan unuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah system.diagram ini dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengkelompokkan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas.  Dengan pemisahan peran per kolom tersebut evaluasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi lebih efektif.

Flowchart analitik serupa dengan flowchart system, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Flowchart ini mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugas.

Flowchart dokumen serupa dengan format analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap system aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

·         Simbol bagan arus

·         Penggunaan simbol bagan arus

·         Bagan IPO dan HIPO

            Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.
Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.
Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.

      Bagan arus sistem dan program

Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem.
Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.

·         Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

Berikut gambar DFD untuk proses Penggajian

	Pencatat Waktu

 

Karyawan

                     Data penggajian                            membayar gaji

Data penggajian

                                    Data penggajian                     rincian gaji

Bagian ini menggambarkan kontruksi DFD dan peran DFD dalam analisis system terstruktur. Analisis system terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top down dan perbaikan yang terus-menerus. Aspek DFD yang penting adalah DFD berfokus pada simpanan simpanan data dan logika keputusan. Pada saat DFD telah selesai dibuat, analis system dapat melanjutkan menganalisis data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi.

·         Flowchart distribusi formulir, Dokumen dan Analitik

Flowchart analitik, flowchart dokumen dan diagram distribusi formulir dapat digunakan unuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah system.diagram ini dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengkelompokkan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas.  Dengan pemisahan peran per kolom tersebut evaluasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi lebih efektif.

Flowchart analitik serupa dengan flowchart system, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Flowchart ini mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugas.

Flowchart dokumen serupa dengan format analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap system aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

·         Penggunaan dan membuat Entity Relationalship Diagram (ERD)

            adalah menyediakan cara untuk mendeskripsikan perancangan basis data pada peringkat logika. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak. ERD berbeda dengan DFD(Data Flow Diagram) yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh system, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. Kegunaan ERD adalah menampilkan gambaran bagaimana hubungan suatu database.

ERD merupakan alat untuk pembuatan model data secara grafik, maka

ERD memiliki symbol – symbol yang digunakan untuk menggambarkan model

data seperti berikut :

a.           Entitas

Suatu kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakanatau didefinisikan secara unik.

b.      Relationship

Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity.

c.       Atribut

Karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entit atau relationship tersebut.

d.      Atribut kunci

Atribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik.

e.      Atriibut komposisi

Atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instansi entity.

Cara pembuatan ERD

      Menentukan Entity

Disini kita dituntut untuk menentukan dengan cermat sebuah entity yang ada dalam suatu proyek atau masalah. Entity berguna untuk menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep penggunaan untuk database

      Menentukan Relasi

Setelah kita berhasil membuat Entity, langkah selanjutnya adalah menentukan relasi antar entity. Relasi apa yang terdapat antara Entity A dan B, apakah entity A dan B memiliki relasi "one to one", "one to many", atau "many to many".

      Gambar ERD sementara

Jika sudah mengetahui Entity beserta Relasinya, sekarang kita buat dulu gambar ERD sementara. Entity digambarkan dengan persegi, relasi digambarkan dengan garis.

      Isi kardinalitas

Kardinalitas menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan. Contohnya antara Entitas Buku, Distributor dan Pengarang, kardinalitas yang ada berupa:

Satu pengarang dapat menulis banyak buku

Satu buku ditulis satu pengarang

Banyak buku di distribusikan oleh satu distributor.

Dari sini kita bisa mengetahui harus memberi relasi apa. One to one kah?, dsb.

      Tentukan Primary Key (Kunci Utama)

Menentukan Primary Key pada masing-masing entity. Primary Key adalah atribut pada entity yang bersifat unik. Jadi setiap entity hanya memiliki satu Primary Key saja. Contoh: Entity Buku memiliki Primary Key bernama kode buku. Kode Buku ini bersifat unik, karena masing-masing buku memiliki kode yang berbeda-beda.

Tentukan pula Foreign Key (Kunci Tamu) pada masing-masing Entity. Foreign Key adalah Primary Key yang ada dalam Entity yang lain. Contoh pada Entity Pengarang misalnya terdapat atribut kode buku, yang mana, kode buku merupakan Primary Key dari Entity buku.

      Gambar ERD berdasarkan Primary Key

Menghilangkan relasi "many to many" dan memasukkan Primary dan Foreign Key pada masing-masing entitas. Relasi many to many antar entity perlu dihilangkan dengan cara menambah atribut baru antara 2 entity yang memiliki relasi many to many.

      Menentukan Atribut

Jika sudah melakukan step diatas, sekarang saatnya menentukan atribut pada masing-masing Entitas. Telitilah dalam menentukan atribut.

      Pemetaan Atribut

Apabila atribut telah ditentukan, sekarang pasang atribut dengan entitas yang sesuai.

      Gambar ERD dengan Atribut

Mengatur ERD seperti langkah 6 dengan menambahkan atribut dan relasi yang ditemukan.

      Periksa Hasil

Periksa lagi ERD. Apakah ERD sudah menggambarkan system yang akan dibangun? Jika belum, check kembali dari awal.

Ardito Adi R. http://arditoadi.blogspot.com/2012/01/makalah-sistem-terstruktur.html. Rabu, 04 Januari 2012.http://delphiscript.blogspot.com/2007/12/apa-itu-entity-relationship-diagram.html

.