Konsep SIA penjualan kredit

BAB I

Tinjauan Pustaka

1.1        Perbedaan Pengertian Sistem dan Prosedur

Menurut Mulyadi (2008:5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Menurut Narko (2007:1) sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pengertian prosedur adalah urut-urutan pekerjaan klerikal, yang melibatkan beberapa orang, yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011:3) sistem adalah serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Mardi (2011:3) sistem merupakan suatu kesatuan yang memiliki tujuan bersama dan memiliki bagian-bagian yang saling berintegrasi satu sama lain.

1.2         Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2008:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Menurut Narko (2007:3) sistem akuntansi adalah jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

1.3        Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi

Pada umumnya sistem akuntansi disusun untuk dapat memenuhi tiga macam tujuan yaitu :

1.      Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem. Informasi, khususnya informasi akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan : relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya, mudah dimengerti, dan lengkap.

2.      Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal. Sistem akuntansi harus dapat memberi jaminan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkan dapat diandalkan. Selain itu sistem akuntansi harus menyediakan catatan-catatan yang lengkap sedemikian rupa sehingga terjamin pertanggungjawaban keamanan harta milik organisasi.

3.      Untuk menekan biaya klerikal untuk menyelenggarakan catatan-catatan. Dalam hal ini harus diingat bahwa tujuan butir 1 dan 2 harus dicapai dengan pertimbangan biaya yang masuk akal.

1.4         Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2008 : 202) “Penjualan adalah kenaikan aktiva yang berasal dari penjualan barang dagangan atau produksi selama periode tertentu yang merupakan kegiatan rutin perusahaan”. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelangggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggan.

1.2          

1.3          

1.4          

1.5         Sistem Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh organisasi dalam hal ini adalah perusahaan dengan cara mengirimkan barang hasil produksi kepada konsumen sesuai order pembeli yang disepakati sebelumnya. Sistem pembayaran penjualan kredit menjadikan produsen memiliki tagihan pembayaran terhadap barang yang dibeli oleh pembeli dalam jangka waktu tertentu. Biasanya sebelum melakukan penjualan kredit, perusahaan sebagai produsen menganalisis pemesan untuk menentukan layak atau tidaknya pembeli tersebut menggunakan sistem penjualan kredit untuk mengurangi resiko perusahaan.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit ini adalah:

1.   Fungsi penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli dan mengedit order dari pelanggan.

2.   Fungsi kredit

Fungsi ini di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit kepada pelanggan.

3.   Fungsi gudang

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4.   Fungsi pengiriman

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari yang berwenang.

5.   Fungsi penagihan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan.

6.   Fungsi akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat surat pernyataan piutang, serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.

Sistem penjualan kredit memiliki sistem yang tersususn atas beberapa prosedur yang saling berhubungan. Prosedur yang satu terhubung pada prosedur berikutnya membentuk rangaian yang terususn menjadi sistem. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah:

1.        Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.

2.        Prosedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3.        Prosedur pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4.        Prosedur penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.

5.        Prosedur pencatatan piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu menyisipkan dokumen tembusan yang berfungsi sebagai catatan piutang.

6.        Prosedur distribusi penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7.        Prosedur pencatatan harga pkok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

1.6         Pengertian Penjualan

Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan menurut para ahli adalah sebagai berikut :

Pengertian penjualan menurut Chairul Marom(2002;28) dalam buku “Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang” menyatakan bahwa :“Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur”.

Pengertian penjualan menurut Henry Simamora (2000;24) dalam buku “Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa: “Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa”.

Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati.

Menurut Mulyadi, sistem penjualan antara lain, yaitu :

1. Sistem Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilakukan oleh suatu perusahaan perdagangan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Setelah menerima uangnya, maka barang diserahkan ke pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Contoh jurnal penjualan tunai:

Kas                XXX

Penjualan       XXX

2.    Sistem Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilakukan oleh perusahaan dagang dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan pesanan dan untuk pembayaran barang tersebut, pembeli diberi jangka waktu tertentu. Contoh jurnal penjualan kredit :

Piutang            XXX

Penjualan         XXX

1.7         Klasifikasi Transaksi Penjualan

Ada beberapa macam transaksi penjualan menurut La Midjan (2001:170) dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi 1” dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

   a. Penjualan Tunai

   b. Penjualan Kredit

   c. Penjualan Tender

   d. Penjualan Ekspor

   e. Penjualan Konsinyasi

   f. Penjualan Grosir.

Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut :

a.       Penjualan  Tunai

Adalah penjualan yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara  kontan dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan.

b.   Penjualan Kredit        

Adalah penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan.

c.   Penjualan Tender

Adalah penjualan ynag dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memegangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur.

d.   Penjualan Ekspor

Adalah penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.

e.   Penjualan Konsinyasi

Adalah penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual.

f.    Penjualan Grosir

Adalah penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang grosir atau eceran.

Dari uraian diatas penjualan memiliki bermacam-macam transaksi penjualan yang terdiri dari: penjualan tunai, penjualan kredit, penjualan tender, penjualan konsinyasi, penjualan ekspor, serta penjualan grosir.

1.8         Sistem Pengendalian Intern

            Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisai, metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisai, menegecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur–unsur yang membentuk sistem tersebut. Jadi pengertian pengendalian intern diatas berlaku baik jika dalam perusahaan yang mengolah informasi secara manual, dengan mesin pembukuan maupun komputer. Tujuan dari sistem pengendalian intern menurut definisi di atas adalah :

            1. menjaga kekayaan organisai

            2. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

            3. mendorong efisiensi

            4. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

            Menurut tujuannya sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam yaitu : pengendalian intern akuntansi dan pengendalian intern administratif. Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akutnasni. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern adminstratif terutama utnuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

            Unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah:

1.   Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

      tegas. 

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional   kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organsasi ini didasarkan pada prinsip – prinsip yang ada :

1.        Harus dipisahkan fungsi – fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakann suatu kegiatan. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memilik wewenang utnuk menyimpan aktiva perusahaan. Fugnsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk memncatat peristiwa keuangan perusahaan.

2.        Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi.

2.   Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup  terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dengan demikian sistem otoritas akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

3.  Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

            Cara-cara yang umumnya dipakai oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:

a.    Pengunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

Karena formulir merupakan alat utnuk memberikan otorisasi terlaksananya transaski, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

b.    Pemeriksaan mendadak.

Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan – kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

c.    Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu  orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari ornag atau unit organsasi lain.

Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unti organsasi yang terkait, maka setiap unit organsasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.

     d.    Perputaran jabatan

Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.

e.    Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak

Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.

f.     Secara periodik diadakan fisik kekayaan dengan catatannya.

Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

g.    Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek  efektivitas unsur–unsur pengendalia intern yang lain.  

Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fugnsi penyimpan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada manajemen puncak ( direktur utama ). Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menajamin efektivitas unsur- unsur sistem pengendalian intern sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akunatnsi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.

4.   Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Di antara empat unsur pokok pengendalian intern yang telah disebutkan, unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efesien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur pengendalian intern yang mendukungnya.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, ada 2 cara yang dapat ditempuh yaitu, :

1. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

2.    Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

1.9         Alat Analisis yang Digunakan

Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif, yaitu penulis menganalisis masalah dengan cara mendeskripsikan atau menguraikan dengan kenyataan yang ada pada perusahaan dan membandingkannya dengan teori yang standar sehingga diperoleh suatu kesimpulan. Dalam hal ini penulis menggunakan bagan alir dokumen (flowchart).

Flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan simbol-simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan arus data melalui sistem.

Simbol-simbol standar dalam bagan alir dokumen memiliki arti khusus yang dengan mudah dapat dilihat dari bentuknya. Bentuk simbol-simbol tersebut menunjukkan dan mendeskripsikan proses yang dilaksanakan dan input, output, pemrosesan serta media penyimpanan yang dipergunakan. Simbol-simbol tersebut digambar dengan menggunakan software program atau dengan pola bagan alir (flowcharting template), yaitu sebuah plastik yang keras tetapi fleksibel, dengan simbol-simbol yang telah dicetak di atasnya.

Simbol-simbol untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi empat kategori berikut ini:

1.      Simbol masukan/keluaran (input/output symbols) mewakili alat atau media yang memberikan input untuk atau mencatat output dari suatu pemrosesan.

2.      Simbol pemrosesan memperlihatkan jenis alat yang dipergunakan untuk memproses data atau menunjukkan kapan proses diselesaikan secara manual.

3.      Simbol penyimpanan (storage symbols) mewakili alat yang dipergunakan untuk menyimpan data yang saat ini sedang tidak dipergunakan oleh sistem.

4.      Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan barang yang juga mewakili suatu awal atau akhir bagan alir, waktu keputusan dibuat, dan waktu untuk menambah catatan penjelasan dalam bagan alir.

Tabel 1.1

Simbol-Simbol Standar Beserta Maknanya

Simbol	Nama Simbol	Makna Simbol
	Dokumen	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
	Dokumen dan tembusannya	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.
	Berbagai dokumen	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket.
	Catatan	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.
	Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector)	Simbol ini digunakan untuk menghubungkan aliran dokumen karena keterbatasan ruang halaman.
	Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector)	Simbol ini digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu sama lain dengan yang lainnya karena diperlukan lebih dari satu halaman.
	Kegiatan manual	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.
	Keterangan, komentar	Simbol ini digunakan untuk menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
	Arsip sementara	Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.
	Arsip permanen	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan
	On-line computer process	Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.
	Keying (typing, verifying)	Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
	Pita magnetik (magnetic tape)	Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik.
	On-line storage	Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line.
	Keputusan	Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.
	Garis alir (flowline)	Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.
	Persimpangan garis alir	Simbol ini menunjukkan dua garis alir yang bersimpangan.
	Pertemuan garis alir	Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.
	Mulai/berakhir (terminal)	Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Dari pemasok	Masuk ke sistem	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir.
Ke sistem penjualan	Keluar ke sistem lain	Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir.

(Sumber: Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, 2008: 60-63)

BAB II

STUDI KASUS

2.1         Objek Penelitian

2.1.1     Data Objek

Nama Perusahaan        : PT. ADHI CANDRA JAYA

Alamat                        : Kawasan Industri Jababeka 3 Blok B1J Cikarang Baru - Bekasi

Telp                             : (021) 89842738, Fax : (021) 89842739

Bergerak dibidang      : Manufaktur

Berdiri Sejak               : 1996

2.1.2     Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Adhi Candra Jaya adalah perusahaan yang terlibat dalam hal membuat stamping dan suku cadang kendaraan bermotor. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1996 oleh Bapak Kasno Tjandra yang awal mulanya hanya memproduksi engsel pintu dan baut. Pada tahun 1997 seiring dengan berkembangnya usaha dan bertambahnya luas perusahaan, maka perusahaan berkembang dalam pengolahan logam untuk komponen otomotif, elektronik dan rumah tangga. Selain itu juga dapat menerima pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan dan menerima jasa pon.

Dalam rangka meningkatkan kapasitas produksi perusahaan, pada tahun 2003 PT. Adhi Candra Jaya yang sebelumnya bernama Bengkel Adhi Candra mendirikan sebuah pabrik baru yang terletak di Tangerang.

PT. Adhi Candra Jaya adalah perusahaan investasi domestik yang dibangun di atas tanah selebar 2000 m2 dan memliki luas bangunan 1700 m2. Sumber daya manusia yang berpengalaman dan terampil mendukung perusahaan bidang lapangan pekerjaan, itu merukapan salah satu keunggulan yang menonjol yang dimiliki oleh PT. Adhi Candra Jaya.

Di samping itu, mesin-mesin canggih yang digunakan dalam proses produksi juga mempertahankan serta menghasilkan hasil atau produk berkualitas tinggi. Perkembangan dunia otomotif dan industri pada umumnya lebih cepat, membuat kualitas dan pelayanan menjadi faktor yang signifikan dalam meningkatkan daya saing. PT. Adhi Candra Jaya sangat kuat dalam memegang komitmen terhadap kualitas produk dan layanan serta menjadikannya sebagai nilai utama dari perusahaan.

PT. Adhi Candra Jaya terkenal dengan komitmen yang kuat untuk produksi. Untuk menghasilkan produk kualitas terbaik, perusahaan juga membantu pelanggan dengan solusi terbaik dalam hal pengiriman dan karyawan yang terlatih untuk memberikan produk tepat waktu.

PT. Adhi Candra Jaya mempunyai visi menjadi perusahaan yang handal di era pasar global. Persaingan usaha yang sangat ketat pada saat ini membuat perusahaan harus bekerja ekstra keras dalam hal pelayanan pasar agar kepercayaan yang selama ini masyarakat berikan kepada perusahaan tidak hilang.

Dalam memperhatikan lingkungan hidup dan keselamatan seluruh karyawan, PT. Adhi Candra Jaya selalu melakukan penelitian untuk pembangunan yang komprehensif dan berkelanjutan dari produk baru yang aman untuk lingkungan dan kesehatan. Ketekunan yang dilakukan oleh perusahaan telah mendapatkan sertifikat ISO 9001.

Dalam hal mendukung produktivitas yang tinggi dan kualitas yang terbaik, PT. Adhi Candra Jaya menggunakan mesin – mesin berteknologi tinggi dan sebuah laboratorium penelitian yang lengkap untuk membantu tim pengembangan dalam meneliti sebuah produk.

2.1.3       Struktur Organisasi

PT. Adhi Candra Jaya dipimpin oleh seorang direktur utama yaitu Bapak Kasno Tjandra, manajemen ADM Fenny Chandra, manajemen representative dan plant Nofriadi Chandra. Perusahaan ini memiliki 9 kepala bagian, 8 staff dan 5 orang kepala regu yang terlatih dan memiliki pendidikan yang tinggi.

2.1.4       Tugas dan Tanggung Jawab Pada Struktur Organisasi

      Berikut dijelaskan pembagian tugas dan tanggung jawab dari jabatan atau posisi yang terdapat dalam struktur organisasi diatas sebagai berikut :

1.      Direktur

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Menyusun maupun merumuskan serta mengembangkan tujuan dan rencana jangka pendek maupun jangka panjang.

·         Menilai, menganalisa dan mengevaluasi perkembangan perusahaan.

·         Menentukan semua rencana kerja dan anggaran pendapatan dan belanja perusahaan.

2.      Manager ADM

Tugas dann tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Mempersiapkan dan mengatur tenaga kerja untuk mencapai efisiensi kerja.

·         Mempersiapkan dan mengatur tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas mesin.

·         Melakukan proses penggajian untuk karyawan bagian produksi dan bagian administrasi.

·         Berhubungan dengan pihak luar untuk masalah yang berhubungan dengan hukum dan membantu usaha pengembangan karyawan.

·         Mencari dan menarik calon tenaga kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan.

3.      Manajer Produksi

Manager produksi bertanggung jawab terhadap jalannya proses produksi mulai dari :

·         Perencanaan produksi dan pelaksanaan produksi.

·         Hasil-hasil produksi yang terdiri dari kualitas dan kuantitas.

·         Disamping itu manager produksi memonitor jalannya proses pengembangan produk mulai dari desainn awal sampai hasil sampel serta bekerja sama dengan bagian penjualan dengan bersama-sama memantau hasil produk baru pada konsumen.

4.      Manager Plant

Tugas dann tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Mengadakan rapat evaluasi seluruh kegiatan perusahaan untuk laporan tanggung jawab pimpinan.

·         Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan pemerintah serta badanbadan lain dan bertanggung jawab atas semua kegiatan didalam pabrik.

5.      Marketing

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Menghubungi customer untuk mendapatkan order.

·         Menentukan harga serta berapa toleransi waste.

·         Membuat penawaran harga.

·         Bertanggung jawab atas complaint-complaint dari customer.

6.      Purchasing

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Pengadaan bahan baku.

·         Pengadaan barang-barang kebutuhan pabrik.

·         Pengadaan barang perlengkapan kantor.

7.      Accounting

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Menyeimbangkan kebutuhan dana dengan ketersediaan dana dari berbagai sumber.

·         Membuat keputusan pendanaan dan investasi.

·         Melakukan seluruh usaha untuk mendapatkan dana yang diperlukan dengan biaya minimum dan syarat-syarat yang paling menguntungkan.

·         Mengalokasikan dana tersebut seefisien mungkin.

8.      Inventory

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Membuat surat jalan untuk proses pengiriman barang ke customer.

·         Membuat stok barang jadi maupun bahan baku.

·         Membuat laporan tiap akhir bulan untuk barang jadi maupun bahan baku.

·         Membukukan surat jalan masuk baik untuk bahan baku atau barang keperluan pabrik lainnya.

9.      Enginerring dan Maintenance

Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

·         Perawatan mesin agar mesin bisa dioperasikan dengan lancar dan waktu peventive yang teratur dan menyiapkan laporan produksi secara berkala.

·         Mempunyai wewenang untuk mengatur jadwal kerja mesi – mesin produksi.

10.  Quality Control

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

·         Melaksanakan fungsi kontrol mengenai kualitas produksi

·         Menetapkan toleransi / batas-batas kualitas produk.

·         Membuat planning produksi yang meliputi waktu, bahan baku produk yang dipakai.

·         Memastikan sampel produk yang telah dibuat sesuai standar quality control.

2.2         Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Perusahaan

2.2.1     Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

2.2.1.1          Prosedur Pelayanan Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan

2.2.1.2     Bagian yang Terlibat dan Pekerjaannya

Tabel Bagian dan Pekerjaan yang Sedang Berjalan

Bagian yang ada pada PT. ADHI CANDRA JAYA	Pekerjaan Bagian
1. Bagian Penjualan	§  Menerima order dari Pembeli Mencatat order pada Surat Pesanan sebanyak 3 lembar Membuat Surat Jalan Keluar sebanyak 4 lembar Menyerahkan Surat Jalan Keluar lembar 1,2 dan 3 ke Bagian Gudang, menyerahkan Surat Pesanan lembar 2 ke Bagian Produksi, menyerahkan Surat Pesanan lembar 3 ke Bagian Akuntansi, dan mengarsip tetap Surat Jalan Keluar lembar 4 dan Surat Pesanan lembar 1 Menerima Purchase Order dari pembeli bersama uang muka dari pembeli Melakukan perjanjian jatuh tempo (termin pembayaran) dengan pembeli Membuat dan  mencetak Surat Perjanjian jatuh tempo Menyerahkan Purchase Order bersama uang muka dan Surat Perjanjian jatuh tempo ke Bagian Akuntansi
2. Bagian Produksi	§  Menerima Surat Pesanan lembar 2 dari Bagian Penjualan §  Melakukan kegiatan proses produksi berdasarkan Surat Pesanan lembar 2 §  Membuat daftar barang yang telah diproduksi §  Menyerahkan Surat Pesanan lembar 2 bersama barang ke Bagian Gudang
2. Bagian Gudang	Menerima Surat Jalan Keluar lembar 1,2 dan 3 dari Bagian Penjualan dan menerima Surat Pesanan lembar 2 bersama barang dari Bagian Produksi Menyiapkan barang pesanan Mencatat barang keluar pada buku gudang Menyerahkan Surat Jalan Keluar lembar 1 dan 2 ke Bagian Pengiriman bersama barang, dan mengarsip tetap Surat Jalan Keluar lembar 3 dan Surat Pesanan lembar 2
3.  Bagian Pengiriman	Menerima Surat Jalan Keluar lembar 1 dan 2 dari Bagian Gudang bersama barang Membuat Tanda Terima Barang sebanyak 3 lembar Mengirim barang ke pembeli dan meminta paraf dari pembeli Menyerahkan Tanda Terima Barang lembar 1 bersama barang ke Pembeli, menyerahkan Surat Jalan Keluar lembar 2 dan Tanda Terima Barang lembar 3 ke Bagian Akuntansi, serta mengarsip tetap Surat Jalan Keluar lembar 1 dan Tanda Terima Barang lembar 2
4. Bagian Akuntansi	Menerima Purchase Order dan Surat Perjanjian jatuh tempo dari Bagian Penjualan Melakukan pencatatan penerimaan uang muka Melakukan pengisian kartu piutang Menerima Surat Pesanan lembar 3 dari Bagian Penjualan, menerima Surat Jalan Keluar lembar 2 dan Tanda Terima Barang lembar 3 dari Bagian Pengiriman Jika sudah tidak ada komplain dan barang yang NG (Not Good) dari pembeli, maka akan diterima Purchase Order dari Pembeli Membuat Faktur 2 lembar dan Invoice Menyerahkan Faktur lembar 2 dan Invoice ke Pembeli, serta mengarsip tetap Faktur lembar 1 Menerima pelunasan pembayaran dari pembeli berupa Giro Mencatat penerimaan pembayaran Mencocokkan Surat Pesanan lembar 2, Surat Jalan Keluar lembar 2, Tanda Terima Barang lembar 3,  dan Purchase Order Melakukan pengisian kartu piutang dan penjurnalan Mengarsip tetap Surat Pesanan lembar 2, Surat Jalan Keluar lembar 2, Tanda Terima Barang lembar 3,  dan Purchase Order

2.2.1.3            Dokumen yang Digunakan

1.      Surat Pesanan (SP)

2.      Surat Perjanjian

3.      Tanda Terima Barang (TTB)

4.      Invoice

5.      Faktur

6.      Surat Jalan Keluar (SJK)

7.      Purchase Order (PO)

2.2.1.4            Alir Dokumen Penjualan Kredit PT. ADHI CANDRA JAYA

Gambar 1.1 Alir dokumen pada Bagian Penjualan

Gambar 1.2 Alir dokumen pada Bagian Produksi

Gambar 1.3 Alir dokumen pada Bagian Gudang

Gambar 1.4 Alir dokumen pada Bagian Pengiriman

Gambar 1.5 Alir dokumen pada Bagian Akuntansi

Gambar 1.6 Alir dokumen pada Bagian Akuntansi

Gambar 1.7 Alir dokumen pada Bagian Akuntansi

   2.2.2     Data Flow Diagram Penjualan Kredit

2.2.2.1     File-File Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit

FILE PERSEDIAAN 1.      Kode Barang 2.      Nama Barang 3.      Merk 4.      Nomor Seri 5.      Harga Satuan 6.      Kuantitas 7.      Warna	FILE DEBITUR 1.      Nomor Pelanggan 2.      Nama 3.      Alamat 4.      Kota
FILE JUAL KREDIT 1.      Nomer Pelanggan 2.      Tanggal 3.      Kode Barang 4.      Tangga Jatuh Tempo 5.      Jangka Waktu 6.      Kuantitas	FILE PIUTANG 1.      Nomor Pelanggan 2.      Nama Pelanggan 3.      Alamat Pelanggan 4.
FILE REKENING 1.      Nomor Rekening 2.      Nama Rekening	FILE JURNAL 1.      Nomor Jurnal 2.      Tanggal Transaksi 3.      Ketetapan 4.      Nomor Bukti 5.      Nomor Rekening 6.      Debit 7.      Kredit

2.2.2.2  Logika Sistem Penjualan Kredit

            Sistem Penjualan Kredit diawali dari pembeli yang melakukan order kepada system. Kemudian system menghasilkan Laporan Keuangan yang harus diserahkan kepada Manajemen.

            Dalam Sistem Penjualan Kredit terdapat 3 proses di dalamnya yaitu pembuatan Surat Perjanjian, Pembuatan Invoice dan Faktur dan Proses penjurnalan. Masing-masing proses memiliki proses lanjutan, pada proses pembuatan Surat Perjanjian terdapat proses validasi data dan pencetakan Surat Perjanjian. Pada proses lanjutan Pembuatan Invoice dan Faktur terdapat proses validasi data dan proses pencetakan Invoice dan Faktur. Pada penjurnalan terdapat proses validasi data dan pembuatan jurnal.

Dalam proses lanjutan pada pembuatan Surat Perjanjian, proses validasi data membutuhkan input data dari file debitur dan menyimpan data proses tersebut pada file jual kredit dan menghasilkan Surat Perjanjian yang diteruskan ke proses berikutnya.

            Dalam proses lanjutan pada Invoice dan Faktur, proses validasi data membutuhkan iput data dari file debitur, file jaul kredit dan file persediaaan serta penyimpan data proses tersebut pada file piutang.  Pada proses pencetakan invoice dan faktur, proses tersebut membutuhkan input dari file piutang dan menghasilkan invoice dan faktur yang diteruskan ke proses berikutnya.

            Dalam proses lanjutan pada penjurnalan proses valiadasi data membutuhkan input data dari file persediaan, file jual kredit dan file rekening serta menyimpan data proses tersebut pada file jurnal. Pada proses pembuatan jurnal, proses tersebut membutuhkan input data dari file jurnal dan menghasilkan laporan keuangan yang diteruskan ke manajemen.

2.2.2.3 Gambar Data Flow Diagram Perusahaan

1.      Diagram Konteks

2.      Diagram Zero

3.      Diagram Level 1 Proses 1 :

4.      Diagram Level 1 Proses 2 :

5.      Diagram level 1 proses 3 :

2.2.3 Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan

SIA Pembuatan Surat Perjanjian

SIA Pembuatan Invoice dan Faktur

SIA Pembuatan Jurnal

BAB III

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1  Evaluasi Sistem

4.3.1 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem informasi akuntansi sangat besar bagi perusahaan, karena merubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart. Sistem akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan tersebut berjalan. Penggunaan bagan alir berupa flowchart untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. ADHI CANDRA JAYA hampir keseluruhan telah memenuhi kriteria Sistem Pengendalian Intern yang baik, hanya terdapat kekurangan dalam:

1. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab

Dalam pembagian tanggung jawab fungsional dalam organsasi ini telah dilaksanakan dengan cukup baik, yaitu dengan pemisahan tugas berdasarkan fungsinya.

Namun terdapat kekurangan dalam bagian keuangan yang dipegang hanya oleh 1 orang. Hal tersebebut tentunya akan dapat terjadinya kemungkinan kecurangan manipulasi data.

2. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

·         Pemeriksaan mendadak.

Tidak adanya pemeriksaan mendadak yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dimana dari pemeriksaan mendadak tersebut dapat dilihat kinerja karyawan apakah berjalan dengan baik atau tidak.

·         Tidak adanya pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek  efektivitas unsur–unsur pengendalia intern yang lain.